Alles, was Sie für eine korrekte QR-Rechnung brauchen: QR-IBAN vs. IBAN, Referenztypen, Pflichtfelder und die häufigsten Fehler im Überblick.
Kurz gesagt: Eine korrekte QR-Rechnung erfordert die richtige IBAN (QR-IBAN für QR-Referenz, reguläre IBAN für SCOR), einen normkonformen QR-Code im A6-Zahlteil und seit November 2025 strukturierte Adressen. Die häufigsten Fehler betreffen die Verwechslung von QR-IBAN und regulärer IBAN, falsche Prüfziffern bei der QR-Referenz und nicht-strukturierte Adressen.
Die wichtigste Entscheidung bei der QR-Rechnung betrifft die IBAN. Die Schweiz kennt zwei Varianten: die reguläre IBAN Ihres Geschäftskontos und die QR-IBAN, die speziell für den QR-Rechnungsverkehr erstellt wird. Der Unterschied liegt in der Institutsgruppe (IID): Reguläre IBANs haben bankspezifische IIDs, während QR-IBANs die Gruppe 30000–31999 verwenden.
Wann verwenden Sie welche IBAN? Die QR-IBAN wird ausschliesslich in Kombination mit einer QR-Referenz (QRR) verwendet. Die QR-Referenz ist eine 27-stellige numerische Referenznummer mit Prüfziffer, die die automatische Zuordnung eingehender Zahlungen ermöglicht — das Äquivalent zur früheren ESR-Referenznummer. Wenn Sie eine SCOR-Referenz (Creditor Reference nach ISO 11649) oder gar keine Referenz verwenden, nutzen Sie Ihre reguläre IBAN.
Für die meisten Schweizer KMU empfehlen wir die Kombination QR-IBAN + QR-Referenz. Sie bietet den höchsten Automatisierungsgrad: Zahlungen können eindeutig zugeordnet werden, der Bankabgleich erfolgt automatisch, und das Mahnwesen kann sofort erkennen, welche Rechnungen offen sind. SCOR-Referenzen sind primär im internationalen Zahlungsverkehr relevant.
27-stellige numerische Referenz mit Prüfziffer (Modulo 10 rekursiv). Wird ausschliesslich mit QR-IBAN verwendet. Entspricht der früheren ESR-Referenz und ermöglicht die automatische Zahlungszuordnung. Format: 21 Stellen Nutzdaten + 1 Stelle Prüfziffer + 5 Stellen Teilnehmernummer. Beispiel: 21 00000 00003 13947 14300 09017. Empfohlen für alle Schweizer KMU.
Internationale Referenz nach ISO 11649, maximal 25 Zeichen (alphanumerisch). Wird mit regulärer IBAN verwendet. Format: «RF» + 2 Prüfziffern + bis zu 21 Zeichen Referenz. Beispiel: RF18 5390 0754 7034. Geeignet für Unternehmen mit internationaler Kundschaft oder für Zahlungen über SEPA.
QR-Rechnung ohne Referenznummer. Wird mit regulärer IBAN verwendet. Zahlungen können nicht automatisch zugeordnet werden — der manuelle Abgleich ist nötig. Geeignet nur für Einmalzahlungen oder wenn keine automatische Zuordnung benötigt wird. Für regelmässige Fakturierung nicht empfohlen.
Fehler 1: Reguläre IBAN statt QR-IBAN bei QR-Referenz
Folge: Der QR-Code wird als ungültig erkannt. Zahlungen können nicht verarbeitet werden.
Lösung: Verwenden Sie immer die QR-IBAN (IID 30000–31999) in Kombination mit einer QR-Referenz.
Fehler 2: Falsche Prüfziffer bei der QR-Referenz
Folge: Die Bank lehnt die Zahlung ab oder ordnet sie falsch zu.
Lösung: Professionelle Software berechnet die Prüfziffer (Modulo 10 rekursiv) automatisch korrekt.
Fehler 3: Kombinierte statt strukturierte Adressen
Folge: Ab November 2025 werden QR-Rechnungen mit kombinierten Adressen abgelehnt.
Lösung: Pflegen Sie Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort in separaten Feldern.
Fehler 4: Falsches QR-Code-Format oder -Grösse
Folge: Der QR-Code ist nicht lesbar. Kunden können nicht scannen.
Lösung: Der Swiss QR-Code muss 46 x 46 mm gross sein und das Schweizerkreuz enthalten.
Fehler 5: Betrag als Text statt als Zahl im QR-Code
Folge: E-Banking-Systeme können den Betrag nicht lesen.
Lösung: Der Betrag muss als numerischer Wert mit Punkt als Dezimaltrennzeichen codiert sein (z. B. 1500.00).
Schritt 1: QR-IBAN hinterlegen. Nach der Registrierung geben Sie in den Firmenstammdaten Ihre QR-IBAN ein. Finito Pro validiert die IBAN automatisch und erkennt, ob es sich um eine QR-IBAN oder eine reguläre IBAN handelt. Die QR-IBAN muss nur einmal erfasst werden und wird fortan automatisch auf allen QR-Rechnungen verwendet.
Schritt 2: Kundendaten erfassen. Geben Sie die Kundenadresse in strukturierter Form ein: Name/Firma, Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort in separaten Feldern. Finito Pro speichert alle Kundendaten im integrierten CRM — beim nächsten Mal werden die Daten automatisch vorausgefüllt.
Schritt 3: Rechnungspositionen erfassen. Erfassen Sie die einzelnen Leistungen mit Bezeichnung, Menge, Einheitspreis und MwSt-Satz. Finito Pro berechnet die MwSt automatisch und weist sie korrekt aus. Sie können auch Stunden aus der Zeiterfassung oder Material aus der Materialverwaltung direkt in die Rechnung übernehmen.
Schritt 4: Rechnung generieren.Ein Klick auf «Rechnung erstellen» generiert das PDF mit dem korrekten Swiss QR-Code, dem Zahlteil im A6-Format und allen Pflichtangaben. Die QR-Referenz wird automatisch vergeben und die Prüfziffer berechnet.
Schritt 5: Versenden und überwachen. Senden Sie die Rechnung direkt per E-Mail aus Finito Pro oder drucken Sie sie aus. Der Zahlungseingang wird automatisch über den Bankabgleich (camt.054) erfasst. Bei Fristüberschreitung startet das Mahnwesen automatisch.
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