Gesetzliche Grundlagen, wichtige Fristen und die Anforderungen an strukturierte Adressen ab November 2025 — kompakt erklärt.
Kurz gesagt: Die QR-Rechnung ist seit dem 30. September 2022 das einzig gültige Zahlungsinstrument in der Schweiz. Alle Unternehmen — vom Einzelfirma-Inhaber bis zum Grossbetrieb — müssen QR-Rechnungen verwenden. Ab dem 21. November 2025 sind zusätzlich strukturierte Adressen obligatorisch. Direkte Bussen gibt es nicht, aber ohne QR-Rechnung können Ihre Kunden schlicht nicht per Überweisung bezahlen.
QR-Rechnung wird eingeführt — parallel zu den bestehenden Einzahlungsscheinen.
Einzahlungsscheine (ES/ESR) werden definitiv abgeschafft. QR-Rechnung wird das einzige Format.
Revidiertes Datenschutzgesetz (revDSG) tritt in Kraft — betrifft auch Rechnungsdaten.
Neue MwSt-Umsatzgrenze von CHF 100'000.— für die obligatorische Registrierung.
Strukturierte Adressen werden obligatorisch. Kombinierte Adressen sind nicht mehr zulässig.
Weitere ISO-20022-Harmonisierungen bei pain.001 und erweiterten Statusmeldungen.
Die Antwort ist eindeutig: Jedes Unternehmen und jede Selbstständige in der Schweiz, die Rechnungen ausstellt und Zahlungen über Schweizer Banken empfängt. Das betrifft:
Es gibt keine Ausnahmen basierend auf Unternehmensgrösse, Umsatz oder Branche. Auch Unternehmen, die nicht MwSt-pflichtig sind, müssen QR-Rechnungen verwenden, wenn sie Bankzahlungen empfangen möchten.
Das Schweizer Recht sieht keine direkte Busse für das Versenden von Rechnungen ohne QR-Code vor. Die Konsequenzen sind jedoch gravierend:
Ohne QR-Code müssen Kunden Zahlungsdaten manuell eingeben. Das führt zu Fehlern und Verzögerungen von durchschnittlich 5–10 Tagen.
Manuelle Eingabe der IBAN und des Betrags erhöht die Fehlerquote. Fehlüberweisungen verursachen Aufwand bei der Klärung.
Ohne QR-Referenz können eingehende Zahlungen nicht automatisch zugeordnet werden. Manueller Abgleich kostet Zeit.
Rechnungen ohne QR-Code wirken veraltet und unseriös. Kunden erwarten seit 2022 das QR-Format.
Die wichtigste anstehende Änderung betrifft das Adressformat. Bisher erlaubte der Swiss QR-Bill-Standard zwei Adressformate: kombiniert (K-Typ, Adresse in zwei Freitextzeilen) und strukturiert (S-Typ, separate Felder). Ab dem 21. November 2025 akzeptieren Banken und Zahlungssysteme ausschliesslich strukturierte Adressen.
Kombiniert (K) — ab Nov 2025 ungültig
Name: Müller Elektro GmbHZeile 1: Bahnhofstrasse 12Zeile 2: 8001 ZürichStrukturiert (S) — zukunftssicher
Name: Müller Elektro GmbHStrasse: BahnhofstrasseHausnr: 12PLZ: 8001Ort: ZürichWas müssen KMU tun? Prüfen Sie Ihre Kundenstammdaten: Sind die Adressen bereits in strukturierter Form erfasst (separate Felder für Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort)? Falls Ihre aktuelle Software nur ein Freitextfeld für die Adresse bietet, müssen Sie vor November 2025 wechseln. Finito Pro speichert Adressen seit März 2025 standardmässig im strukturierten Format.
Checkliste: Sind Sie bereit für November 2025?
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